Här kan ni få tips på hur ni kan göra när ni vill starta en ny förening!
Det första ni måste göra när ni vill starta en förening är att ta fram förslag på vilka gemensamma regler, stadgar, ni vill ha och på hur styrelsen ska se ut och vilka som ska sitta där.
När ni gjort det bjuder ni in alla som ni vill ska vara med till ett första möte där ni tillsammans beslutar om de förslag man tagit fram.
Och simsalabim – så har ni en förening!
Här nedanför kan du läsa steg för steg vad som är viktigt att tänka på, besluta om och göra för att det ska bli så bra som möjligt. De olika stegen kommer i den ordningsföljd man brukar ha på de olika punkterna i stadgarna. Mycket som står här kan låta stelt och lite krångligt – men det är faktiskt mest som det låter. Det är egentligen väldigt logiskt och enkelt! (Och glöm inte det där om att testa och fuska…;-)
Om ni har diskuterat ”frågor och dilemman” och fört minnesanteckningar är mycket av jobbet redan gjort. När ni börjar arbetet föreslår vi därför att ni har minnesanteckningarna till hands och skriver ut mallen för stadgar, se länk till höger. Sedan är det bara att diskutera och skriva ner era förslag.
Vi har försökt att undvika svåra ord, men det går inte alltid och vissa ord kan faktiskt vara bra att känna till. Kursiverade och färgade ord och uttryck är sådant som kan vara svårt att förstå om man inte hört det förut. Vi har också markerat en del ord som det kan vara bra att läsa lite extra om. Förklaringarna finns i ordlistan – klicka på ordet så kommer ni dit.
Föreningens namn
Diskutera vad föreningen ska heta och skriv in ert förslag i mallen. Ni kan kolla så att namnet inte är upptaget på Patent och registreringsverket – PRV.
Se även fråga 8, Ett bra namn, under ”Diskutera”.
Föreningsform
Det finns olika former av föreningar. Det vi ger tips om är ideella föreningar, men det finns också till exempel ekonomiska föreningar. Läs mer i ordlistan. Skriv in i mallen för stadgar vilken form av förening ni vill vara. T ex ”X-föreningen är en ideell förening.”
Föreningens syfte
Här ska ni skriva in varför ni startat föreningen. Se även fråga 3, En bra idé under ”Diskutera”.
Föreningens säte
Här ska ni skriva föreningens adress, alltså dit man kan skicka post till föreningen. Det kan vara hemma hos någon medlem eller på en fritidsgård.
Medlemskap
Här ska ni skriva in vad som krävs för att få bli medlem i er förening. Se även fråga 4 och 5, En bra medlem och En bra medlem -del 2, under ”Diskutera”.
Styrelsen
En förening måste ha en styrelse med minst tre medlemmar, poster. I den minsta möjliga föreningen sitter alltså alla i styrelsen. En av dem måste vara ordförande och en måste vara kassör. Den tredje brukar man välja till sekreterare. Vill man kan man ha fler i styrelsen, då kallas dessa ledamöter. Alla i styrelsen kan också ha ersättare som får vara med och ta beslut om den ordinarie till exempel är sjuk. Ersättarna i styrelsen kallas suppleanter. Läs mer under länken till höger, Vem gör vad i styrelsen.
En styrelse kan alltså ha olika många medlemmar, men den kan också se olika ut på andra sätt. Till exempel kan alla medlemmar sitta (=ha rösträtt) i styrelsen eller så kan alla medlemmar ha rätt att vara med på styrelsemötena och säga vad de tycker men inte ha rösträtt.
Styrelsen ska sköta föreningen mellan årsmötena och göra det som står i stadgarna och det som beslutas på årsmötet. Men den kan, om man vill, göra annat också. Lika viktigt som vilka poster man ska ha i styrelsen är därför vad styrelsen ska göra och vad den får besluta om.
Det är därför bra om ni diskuterar följande frågor:
- Ska styrelsen kunna fatta egna beslut eller ska den bara kunna göra det som alla medlemmar varit med och bestämt?
- Om den ska kunna fatta egna beslut, vilken sorts beslut ska det vara?
- Ska bara några eller alla medlemmar sitta (=ha rösträtt) i styrelsen?
- Ska bara några sitta i styrelsen men alla ha rätt att gå på styrelsemötena och säga vad de tycker?
- Om bara några ska sitta i styrelsen, hur många ska då sitta där?
- Är det bra att den som är ordförande i föreningen också är ordförande på mötena eller är det bättre att man turas om?
Se även fråga 6, En bra organisation, under ”Diskutera”.
De här punkterna ska finnas under rubriken styrelse i stadgemallen:
- Styrelsens sammansättning och arbetsformer.
Här skriver ni vilka poster som ska finnas i styrelsen, när de ska väljas och för hur länge. Till exempel, ”Styrelsen ska bestå av ordförande, kassör, sekreterare och två övriga ledamöter. Styrelsen väljs på årsmötet för en tid av ett år.” Här ska ni också skriva om det är så att andra medlemmar får närvara vid styrelsemötena och om de då får yttra sig och komma med förslag. - Styrelsens uppgift och mandat.
Här skriver ni vad styrelsen ska göra och vad den får besluta om. Vanligen brukar man dela upp detta på de olika posterna. T ex ”Kassören ska ansvara för att föreningen håller sin budget och att bokföringen sköts på ett korrekt sätt. Kassören har rätt att fatta beslut om nödvändiga inköp upp till 1000 kr. Större belopp ska beslutas på medlemsmöte.”
Diskutera och skriv in vad ni kommit fram till i mallen för stadgar.
Firmatecknare
Här ska ni skriva in vem eller vilka i styrelsen som ska vara firmatecknare. Det vanliga är att föreningens ordförande och kassör är firmatecknare var för sig, det vill säga att det räcker med att en av dem skriver under papper eller tar ut pengar för föreningens räkning – båda behöver inte vara med.
Diskutera och skriv in vad ni kommit fram till i mallen för stadgar.
Verksamhetsår och räkenskapsår
Här ska ni skriva in vilket verksamhetsår och räkenskapsår ni ska ha.
Diskutera och skriv in vad ni kommit fram till i mallen för stadgar.
Revisorer
Revisorer är de som ska kontrollera att styrelsen har gjort det medlemmarna beslutat och att kassören hållit reda på ekonomin på ett bra sätt. Revisorerna behöver inte vara medlemmar i föreningen och de får inte sitta i styrelsen som de ska kontrollera – det viktiga är att de vet hur en förening ska fungera och vet hur man kontrollerar att ekonomin stämmer.
Skriv in i mallen för stadgar hur många revisorer ni ska ha samt när och för hur lång tid ni väljer dem. Det vanligaste är att man skriver: ”Föreningen ska ha två revisorer. Dessa väljs vid årsmötet för en tid av ett år.”
Medlemsavgift
Här ska ni skriva in hur ni vill göra med medlemsavgiften. Det vanligaste är att man säger att ”eventuell medlemsavgift och dess storlek beslutas på årsmöte”. Skriver man så är det viktigt att man kommer ihåg att ta upp frågan då.
Se även fråga 4, En bra medlem, under ”Diskutera”.
Diskutera och skriv in i mallen för stadgar hur ni vill göra.
Årsmöte
Årsmötet är föreningens viktigaste möte och det är viktigt att det är förberett på ett bra sätt. I stadgarna brukar man skriva om årsmötet på följande sätt:
• Årsmöte ska hållas senast ”datum” varje år.
(Så skriver man för att man ska veta att årsmötet verkligen blir av i tid.)
• Årsmöte ska utlysas skriftligen senast en månad i förväg.
• Dagordning och handlingar ska vara medlemmarna tillhanda senast två veckor i förväg.
(Så skriver man för att alla medlemmar ska ha tid att förbereda sig för mötet.)
• På årsmötet ska följande frågor behandlas:
- Mötets öppnande.
(Ordföranden eller den som inbjudit till möte förklarar mötet öppnat, d v s att det kan börja.) - Fråga om årsmötets behöriga utlysande.
(Har medlemmarna fått inbjudan, dagordning och handlingar i tid? Detta är styrelsens ansvar. Är mötet inte behörigt utlyst kan man inte ha årsmöte! Då får man kalla till ett nytt möte. Det är så för att ingen t ex ska kunna få igenom beslut bara för att inte alla haft en chans att komma eller tänka igenom frågan.) - Val av mötesordförande.
(Någon måste vara ordförande på årsmötet. Det behöver inte vara samma som föreningens ordförande. Det behöver inte ens vara en medlem – vissa föreningar brukar be en utomstående, opartisk, person att vara ordförande på sina årsmöten.) - Val av mötessekreterare.
(Någon måste vara sekreterare och skriva protokoll på årsmötet. Det behöver inte vara samma som föreningens sekreterare, även om det är vanligast. Det behöver inte ens vara en medlem – vissa föreningar brukar be en utomstående, opartisk, person att föra protokoll på sina årsmöten.) - Val av protokollsjusterare.
- Redovisning av bokslut och verksamhetsberättelse.
- Revisorernas granskning av bokslut och verksamhetsberättelse.
- Fråga om styrelsens ansvarsfrihet.
- Val av föreningens ordförande för ett år.
(Man kan om man vill välja de som ska sitta i styrelsen för längre tid än ett år. Ibland kan det vara en fördel. Se mer under Tips & Råd / Att välja styrelse.) - Val av föreningens sekreterare för ett år.
- Val av föreningens kassör för ett år.
- Beslut om verksamhetsplan för det kommande året.
- Beslut om medlemsavgift för det kommande året.
- Beslut om budget för det kommande året.
- Övriga frågor. Övriga frågor ska inkomma skriftligen senast tre veckor före årsmötet.
(Övriga frågor kan vara vad som helst som någon medlem tycker är viktigt och som har med föreningen att göra. Det kan handla om allt från nya idéer om något man vill göra till uteslutningen av en medlem som man tycker har brutit mot stadgarna. Det är viktigt att man skriver in hur lång tid i förväg man måste lämna in förslag på övriga frågor så att alla hinner tänka igenom vad de tycker.) - Mötets avslutande.
Alla dessa punkter finns med i mallen för stadgar, men vill ni ändra, lägga till eller stryka något så kan ni så klart göra det.
• När man ska ha årsmöte är det alltså viktigt att tänka på:
- att alla har fått reda på var och när mötet ska hållas i god tid.
- att alla har fått chansen att få lägga till frågor de vill ta upp på dagordningen.
- att alla har fått den färdiga dagordningen till mötet i god tid.
- att alla har fått de förslag som finns, till exempel på medlemsavgift, i god tid.
Diskutera och skriv in i mallen för stadgar hur ni vill göra.
Extra årsmöte
Ibland kan det hända saker i en förening som gör att man måste ha ett extra årsmöte. Om hela styrelsen till exempel beslutar sig för att lägga av och styrelsen bara kan väljas på årsmöte, ja då behövs ju ett extra årsmöte. Därför är det viktigt att man har regler för vad som krävs för att ha ett extra årsmöte.
Det vanligaste är att man bara skriver, ”Extra årsmöte ska genomföras om minst hälften av föreningens medlemmar så önskar”. På det extra årsmötet ska man då bara besluta om den fråga som gjort att man sammankallat mötet och inte om alla andra punkter som man tar upp på ett vanligt, ordinarie, årsmöte.
Diskutera och skriv in i mallen för stadgar hur ni vill göra.
Medlemsmöte
Ett år är en lång tid och oftast är det bra att alla medlemmar i en förening träffas oftare än så. Dessa möten mellan årsmötena kallas medlemsmöten och brukar handla om olika frågor som är aktuella just då. I stadgarna brukar man skriva hur ofta man ska ha medlemsmöten och vem som är ansvarig för att de blir av. Det är vanligt att man skriver till exempel: ”Medlemsmöte ska hållas minst tre gånger per år. Styrelsen inbjuder till medlemsmöte. Medlemsmöte ska också hållas då en majoritet av medlemmarna så önskar.”
Se även fråga 7, Ett bra möte under ”Diskutera”.
Diskutera och skriv in för stadgar vad ni kommit fram till i mallen.
Uteslutning
Här ska ni skriva vilka anledningar det kan finnas till att utesluta en medlem ur föreningen och hur ett sådant beslut ska tas. Det vanliga är att man skriver, ”Medlem som uppenbart brutit mot dessa stadgar eller på annat sätt skadat föreningen och/eller dess medlemmar kan uteslutas om en majoritet av årsmötet så beslutar”.
Se även fråga 5, En bra medlem -del 2, under ”Diskutera”
Diskutera och skriv in i mallen för stadgar hur ni vill göra.
Stadgeändring
Även om man lagt ner mycket jobb på stadgarna kan det uppstå situationer då man behöver ändra, lägga till eller ta bort något. Föreningen kan t ex ha växt jättemycket och man behöver besluta om att det ska sitta fler i styrelsen. Det vanliga är att man skriver att: ”Dessa stadgar kan ändras om en majoritet på årsmötet så beslutar. Fråga om stadgeändring måste vara väckt skriftligen i förväg som övrig fråga och ska finnas med på dagordning och i handlingarna inför årsmötet.”
Diskutera och skriv in i mallen för stadgar hur ni vill göra.
Föreningens upphörande
Det man tycker är kul idag kan man ha tröttnat på imorgon, eller så kanske flera medlemmar byter skola eller flyttar. Om ingen kan eller vill engagera sig i föreningen är det viktigt att man har regler för hur man avslutar den på ett bra sätt. Kanske har föreningen kvar pengar som man inte gjort av med och/eller utrustning som man köpt tillsammans – då är det viktigt att det inte blir bråk om hur man ska göra med detta.
Det vanliga är att man skriver: ”Föreningen kan upplösas om en majoritet på årsmötet så beslutar. I samband med detta ska även beslutas om hur eventuella kvarvarande tillgångar ska hanteras.”
Diskutera och skriv in i mallen för stadgar hur ni vill göra.
Nu är ni klara med ert förslag till stadgar! Grattis och bra kämpat!
Här nedanför kommer nu ett par saker ni måste komma ihåg att tänka på och göra.
• Fixa en bra lokal till årsmötet.
• Tänk på hur ni vill ordna mötet så att det inte blir för långt och tråkigt. Läs gärna om energizers och andra övningar som kan göra möten roligare under Tips och Råd.
• Skicka ut inbjudan med dagordning och ert förslag till stadgar i god tid.
När ni haft årsmötet är det några saker till som nog bör göras…
Efter årsmötet
Det första som ska göras efter årsmötet är att skriva rent och justera protokollet. Detta är viktigt eftersom ett justerat protokoll behövs bland annat för att kunna registrera föreningen hos skatteverket och för att kunna öppna ett bankkonto.
Man måste inte registrera föreningen, men det är bra att ha ett organisationsnummer. Vill ni ha ett sådant måste någon kontakta www.skatteverket.se, för det är de som ger föreningar organisationsnummer.
Kassören bör öppna ett bankkonto eller PlusGiro-konto för föreningens pengar och köpa en kassabok där hon/han skriver in utgifter och inkomster. För att öppna bankkonto eller PlusGiro-konto behövs ett årsmötesprotokoll där det står föreningens namn, vem som sitter i styrelsen och vem som är firmatecknare. Protokollet ska vara justerat. Banken kan hjälpa till med vilka papper som ska finnas. Den som öppnar bankkontot eller Plusgiro-kontot i föreningens namn måste ha fyllt arton år. Har ingen i föreningen fyllt arton år kan man be någon man verkligen litar på som är äldre att göra det åt föreningen. Då är det viktigt att det står i protokollet från årsmötet att denna person är utsedd att vara firmatecknare.
Övrigt
Följande saker kan också vara bra att diskutera och tänka på:
• Medlemsregister
Det är bra att ha en skriftlig förteckning över alla medlemmar och deras adress och telefonnummer. Den behövs till exempel när man ska bjuda in till möten och när kassören ska hålla reda på vilka som betalt medlemsavgiften. Oftast är det sekreteraren som är ansvarig för medlemsregistret, men det kan också vara kassören eller en övrig ledamot av styrelsen.
• Valberedning
I en del, ofta större, föreningar väljer man en valberedning på årsmötet. Detta ska i så fall stå med i stadgarna.
• Anställd personal
Om föreningen betalar en medlem eller någon annan för hans eller hennes arbete, måste man oftast betala skatt och sociala avgifter. Då måste man också vara registrerad och ha ett organisationsnummer. Ring alltid skatteverket och fråga vilka regler som gäller.
• Deklaration
Om man betalar skatt och sociala avgifter måste man ibland deklarera. Men ideella föreningar kan slippa deklarera. Ring och prata med skatteverket. De kan hjälpa dig med alla papper.
• Beslutsmässighet
Ibland kan det vara bra att ha diskuterat vad som krävs för att en styrelse eller ett möte ska vara beslutsmässigt. Vill man ha regler för det ska detta stå i stadgarna.
• Vem gör vad i styrelsen?
Till första årsmötet kan det vara bra att skriva ut mallen till höger om ”vem gör vad i styrelsen” så är man förberedd om någon vill ha en förklaring på vad en roll innebär.